Apa Itu SOP, Prinsip, Fungsi, Tujuan dan Manfaatnya Bagi Perusahaan

Bagi yang sudah terbiasa masuk dalam tim akreditasi, memahami Apa Itu SOP sepertinya tidaklah sulit, benar begitu? Ya, bahwa SOP pada dasarnya terdiri dari panduan atau langkah-langkah untuk menyelesaikan tugas tertentu.

Jadi, setiap kali kegiatan yang dilakukan dalam sebuah perusahaan atau organisasi, sudah pasti harus memiliki SOP sebagai acuan standarisasi yang ditetapkan.

Selain itu, kehadiran SOP juga untuk mengurangi risiko terjadinya kesalahan supaya tidak berulang secara terus-menerus di kemudian hari. Dan supaya lebih jelas, mari pelajari hal-hal yang berkaitan dengan SOP dibawah ini secara detail dan lengkap.

Apa Itu SOP?

SOP atau singkatan dari Standard Operating Procedure merupakan sebuah dokumen yang berisi instruksi dan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk melakukan suatu pekerjaan atau proses secara terstruktur dan efisien.

Tujuan utamanya, agar setiap orang yang terlibat dalam suatu proses atau pekerjaan dapat melakukannya dengan cara yang sama dan memenuhi standar yang telah ditetapkan perusahaan.

Adapun SOP ini  biasanya digunakan dalam bidang bisnis, industri, atau organisasi dimana memiliki proses atau sistem yang harus diikuti dengan benar dan tepat.

Prinsip-Prinsip SOP

Berdasarkan Permenpan-RB Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi) Nomor 19 Tahun 2008 tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, ada 8 prinsip untuk diikuti dalam pembuatan SOP antara lain,

• Prinsip keterbacaan: SOP harus mudah dipahami oleh seluruh anggota tim yang terlibat.
• Prinsip keterjangkauan: SOP harus mudah diakses oleh seluruh anggota tim yang terlibat.
• Prinsip kejelasan: SOP harus menjelaskan secara jelas langkah-langkah yang harus dilakukan dalam suatu proses atau tugas.
• Prinsip kelengkapan: SOP harus menjelaskan seluruh langkah yang diperlukan dalam suatu proses atau tugas.
• Prinsip keakuratan: SOP harus benar dan sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.
• Prinsip keterbukaan: SOP harus dapat diakses oleh publik, kecuali jika ada alasan yang kuat untuk menutup akses tersebut.
• Prinsip keadilan: SOP harus sesuai dengan prinsip-prinsip keadilan dan tidak diskriminatif.
• Prinsip kepastian hukum: SOP harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

6 Fungsi SOP Untuk Perusahaan

Tahukah anda ada beberapa fungsi utama SOP yang tidak hanya sebatas tulisan saja kemudian disimpang dalam file akreditasi, apa saja itu?

SOP menyediakan panduan yang jelas tentang langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu proses atau tugas.

SOP menetapkan standar yang harus dipenuhi dalam menyelesaikan suatu proses atau tugas, sehingga hasil akhirnya akan selalu sesuai dengan yang diharapkan.

SOP dapat digunakan sebagai acuan untuk mengevaluasi kinerja suatu proses atau tugas, dan memberikan rekomendasi perbaikan kedepanya jika diperlukan.

SOP dapat digunakan sebagai sumber informasi bagi anggota tim yang ingin mengetahui lebih lanjut tentang suatu proses atau tugas dalam sebuah perusahaan.

SOP dapat digunakan sebagai bahan pelatihan bagi anggota tim baru yang akan melakukan suatu proses atau tugas tertentu sehingga tidak lagi bingung harus ngapain saja dalam pekerjaan tersebut.

SOP dapat digunakan sebagai dokumentasi yang menjelaskan bagaimana suatu proses atau tugas harus dilakukan, sehingga mudah diikuti dan dipahami oleh orang lain.

5 Tujuan Utama SOP

Ada beberapa tujuan utama dari penggunaan SOP dalam sebuah perusahaan atau instasi, antara lain,

• Memastikan konsistensi dan keandalan dalam proses atau pekerjaan yang dilakukan.
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam melakukan proses atau pekerjaan.
• Memudahkan pengajaran dan pelatihan bagi orang yang baru terlibat dalam suatu proses atau pekerjaan.
• Menjadi acuan dalam mengukur kinerja individu atau tim yang terlibat dalam proses atau pekerjaan tersebut.
• Memudahkan penyelesaian masalah yang terjadi dalam proses atau pekerjaan, karena ada petunjuk yang jelas tentang langkah-langkah yang harus dilakukan.

6 Manfaat Dari SOP

Sebenarnya, apa saja manfaat SOP dalam kegiatan harian bagi para pekerja di perusahaan atau instansi tertentu? Tentunya ada banyak sekali, seperti berikut ini.

SOP membantu menjaga kualitas dan konsistensi suatu proses atau tugas dengan menyediakan panduan yang jelas untuk melakukannya. Ini memastikan bahwa hasil akhir selalu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

SOP membantu mengoptimalkan proses atau tugas dengan menyediakan langkah-langkah yang terstruktur dan terorganisir dengan baik. Ini dapat membantu mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proses atau tugas.

SOP dapat membantu mengurangi risiko terjadinya kecelakaan atau insiden yang tidak diinginkan dengan menyediakan panduan yang jelas untuk melakukan suatu proses atau tugas dengan aman.

SOP dapat membantu meningkatkan komunikasi antar anggota tim dengan menyediakan panduan yang jelas tentang bagaimana suatu proses atau tugas harus dilakukan.

SOP membantu memudahkan pelatihan baru anggota tim dengan memberikan panduan yang jelas tentang bagaimana suatu proses atau tugas harus dilakukan.

Dalam kasus tertentu, SOP bisa menjadi acuan hukum untuk menentukan apakah suatu perusahaan atau organisasi telah melakukan sesuatu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Demikianlah penjelasan lengkap mulai dari Apa Itu SOP sampai manfaatnya yang pada intinya bahwa SOP akan sangat membantu dalam penyelesaian masalah yang mungkin terjadi dalam suatu proses atau pekerjaan sehingga dalam penyusunan dan implementasinya harus dilakukan dengan serius dan hati-hati untuk memastikan isi didalamnya memenuhi standar perusahaan.

Salam,
Deny Irwanto
www.denyirwanto.com