Jangan Bingung! Begini Perbedaan SOP dan SPO Yang Wajib Diketahui

Ternyata sampai sekarang pun, masih banyak yang bertanya-tanya mengenai Perbedaan SOP dan SPO. Nah, sebelum membahas lebih jauh, mari mengenal apa itu SOP sendiri.

Menurut Ekotama (2015) dalam bukunya, SOP (Standard Operating Procedure) merupakan sistem yang disusun demi memudahkan, merapikan serta menertibkan pekerjaan kita. Didalamnya berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir.

Sementara, menurut Fajar Nur`Aini (2016) bahwa SOP adalah suatu pedoman, bagaimana karyawan dalam menjalankan pekerjaanya. Oleh sebabnya, setiap posisi organisasi tentu memiliki SOP yang berbeda dengan posisi yang lain.

Disisi lain, SOP menurut undang-undang resmi dari PermenPAN RB no 35 Tahun 2012 yaitu Serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Jadi, berdasarkan beberapa pengertian diatas, dapat diambil kesimpulan jika SOP termasuk salah satu acuan utama dalam pembuatan langkah-langkah yang berhubungan dengan aktivitas aplikatif dalam suatu unit kerja.

Perbedaan SOP dan SPO

Pasti anda penasaran, apa sih perbedaan diantara keduanya? Setelah penulis mencari tahu melalui banyak sumber, baik SOP maupun SPO itu tidak ada perbedaan sama sekali.

Ya, benar sekali bahwa SOP singkatan dari bahasa inggris Standard Operating Procedure, sedangkan SPO terjemahan dari bahasa indonesia, Standar Prosedur Operasional.

Namun, singkatan SOP cenderung lebih banyak digunakan oleh perusahaan karena familiar saja dan boleh saja menggunakan singkatan SPO, karena semua tergantung dari keputusan masing-masing tempat kerja.

5 Tujuan Pembuatan SOP

Ada berbagai macam tujuan dibuatnya SOP, Menurut Fajar Nur`Aini (2016) dalam bukunya, ada cukup banyak tujuanya dan penulis akan membuatnya lebih ringkas.

1. Memberikan panduan yang jelas dan terperinci tentang bagaimana suatu proses atau kegiatan harus dilakukan.

2. Menjaga konsistensi dan keakuratan dalam pelaksanaan proses atau kegiatan.

3. Membantu dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan proses atau kegiatan.

4. Mempermudah komunikasi antar anggota tim yang terlibat dalam proses atau kegiatan tersebut.

5. Mempermudah pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan proses atau kegiatan.

5 Syarat Penyusunan SOP

Bagaimana dengan syarat penyusunanya? Pada dasarnya, SOP tidak langsung dibuat ala kadarnya, karena harus memenuhi syarat tertentu yaitu sebagai berikut.

Yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah memiliki SOP atau belum, dan bila sudah agar diidentifikasi apakah SOP masih efektif atau tidak, jika belum apakah kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya.

Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh kepala perusahaan hanya untuk menanggapi dan mengoreksi SOP tersebut.

Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SOP.

SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan tanggapan.

Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan tepat siapa melakukan apa, dimana, kapan dan mengapa. Kemudian, tidak menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat dan ojek juga jelas.

Kemudian, SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai. SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan.

Misalnya, untuk SOP pelayanan pasien maka wajib memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar professi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien.

4 Tatacara Penyimpanan SOP

Setelah SOP dibuat dan diresmikan oleh pimpinan atau kepala perusahaan, maka unit kerja yang memiliki SOP tersebut harus menyimpan berkas aslinya dengan cara,

1. SOP asli (master dokumen/SOP yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) agar disimpan di sekretariat Tim Akreditasi perusahaan atau Bagian Tata Usaha sesuai dengan ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen yang diatur dalam tata naskah.

2. Penyimpanan SOP yang asli harus rapi sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.

3. SOP fotocopy disimpan di masing-masing unit kerja. Bila sudah tidak berlaku atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan SOP tersebut ke sekretariat mutu atau Bagian Tata Usaha sehingga di unit kerja hanya ada SOP yang berlaku saja.

Sekretariat Tim Mutu atau bagian Tata Usaha organisasi dapat memusnahkan fotocopy SOP yang tidak berlaku tersebut, namun untuk SOP yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di perusahaan.

4. SOP di unit kerja harus diletakan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.

Semua cara diatas bisa digunakan tergantung pada kebutuhan dan kondisi tempat kerja, yang terpenting adalah SOP harus mudah diakses oleh para pengguna dan selalu diperbarui sesuai dengan perkembangan perusahaan.

6 Langkah Evaluasi Penerapan SOP

Evaluasi SOP termasuk langkah penting untuk menilai efektifitas SOP yang ada. Tujuanya tidak lain adalah demi mengetahui apakah SOP tersebut membantu mencapai tujuan yang diinginkan, mudah dipahami dan dipraktekkan, serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Disamping itu, evaluasi ini juga dapat membantu mengidentifikasi kekurangan atau kelemahan SOP yang ada, sehingga dapat dilakukan perbaikan atau perubahan sesuai dengan kebutuhan. Dan berikut beberapa langkah yang dapat Anda lakukan dalam proses evaluasi SOP.

1. Tentukan tujuan evaluasi SOP. Tujuan ini akan membantu Anda menentukan apa yang ingin Anda lihat dari hasil evaluasi SOP.

2. Tentukan bagaimana Anda akan mengukur keefektifan SOP. Ini bisa meliputi survei kepada pengguna SOP, observasi proses kerja, atau analisis data.

3. Tentukan siapa yang akan terlibat dalam evaluasi SOP. Ini bisa meliputi para pengguna SOP, manajer, atau tim penyusun SOP.

4. Lakukan evaluasi SOP sesuai dengan metode yang telah ditentukan. Pastikan untuk mengumpulkan data yang cukup dan akurat selama proses evaluasi.

5. Analisis data yang telah dikumpulkan dan buat laporan hasil evaluasi SOP. Laporan ini harus mencakup temuan utama, rekomendasi perbaikan, dan rencana tindak lanjut.

6. Tindak lanjut hasil evaluasi SOP. Pastikan untuk mengimplementasikan rekomendasi perbaikan yang diperlukan dan memperbarui SOP sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang terus berubah.

Demikianlah penjelesan lengkap mulai dari Perbedaan SOP dan SPO, tujuan dibuatnya SOP, syarat penyusunan hingga proses evaluasinya. Terima kasih dan semoga bermanfaat.

Salam,
Deny Irwanto
www.denyirwanto.com